TÜBİTAK Hakem Savunması Nasıl Yazılır, Neler Önemlidir?

Hakem veya izleyici raporunda üretken yapay zekâ kullanıldığı şüphesiyle başlatılan AYEK incelemelerinde TÜBİTAK hakem savunması gündeme gelebilir. Savunma; rapordaki hatanın niteliği, gizlilik yükümlülüğü, sözleşme hükümleri ve olay tarihindeki kurallar birlikte değerlendirilerek hazırlanmalıdır.

TÜBİTAK tarafından hakemlere veya izleyicilere gönderilen savunma istem yazılarında, çoğu zaman raporun belirli bölümlerinde proje dosyasında bulunmayan bilgi, gider veya değerlendirme kalemlerinin yer aldığı ileri sürülmekte veya içerik ile proje dosyasının uyumsuzluğundan bahsedilmektedir. Bu durum, üretken yapay zekâ kullanımı ihtimalinin yanında, hakemlik görevinin özenli yerine getirilip getirilmediği ve gizli proje bilgilerinin üçüncü taraflarla paylaşılıp paylaşılmadığı yönünden de incelenmektedir.

TÜBİTAK hakemine neden savunma yazısı gönderilir?

TÜBİTAK hakemine savunma yazısı gönderilmesi, etik ihlal iddiasının kesinleştiği anlamına gelmez. Bu yazı, çoğu zaman TÜBİTAK Araştırma ve Yayın Etiği Kurulu tarafından yürütülen ön inceleme veya etik inceleme kapsamında, ilgili kişiden açıklama istenmesi anlamına gelir.

Hakem veya izleyici raporunda şu tür durumlar varsa savunma istenebilir:

• Proje önerisinde bulunmayan gider kalemleri hakkında değerlendirme yapılması,
• Başvuru dosyasında yer almayan bilgi veya belgeye dayanılmış gibi rapor yazılması,
• Standart veya şablon ifadelerin somut proje dosyasıyla uyumsuz kalması,
• Değerlendirme raporunda uydurma kaynak, yanlış veri veya gerçekte olmayan teknik tespitlerin bulunması,
• Raporun üretken yapay zekâ aracıyla hazırlanmış veya düzenlenmiş olabileceği yönünde kanaat oluşması,
• Hakemlik veya izleyicilik sözleşmesindeki gizlilik ve özen yükümlülüklerine aykırılık şüphesi.

Bu aşamada savunmanın amacı, yalnızca genel bir açıklama yapmak değildir. Raporun hangi bölümünde hata olduğu, bu hatanın neden ortaya çıktığı, proje dosyasındaki bilgilerle rapordaki ifadeler arasındaki ilişki ve varsa üretken yapay zekâ kullanımına ilişkin somut delil durumu birlikte ele alınmalı ve TÜBİTAK hakem savunması tüm bu hususlar göz önünde bulundurularak yazılmalıdır.

Hakem raporunda yapay zeka kullanımı şüphesi ne anlama gelir?

Hakem raporunda yapay zekâ kullanımı şüphesi, raporun mutlaka üretken yapay zekâ ile hazırlandığı anlamına gelmez. Özellikle proje dosyasında olmayan gider, kaynak veya teknik unsur hakkında değerlendirme yapılması veya proje dosyası ile uyumsuz beyanlarda bulunulması üretken yapay zekâ ihtimalini gündeme getirebilir; ancak bu ihtimal tek başına kesin delil değildir.

Üretken yapay zekâ araçları, kimi zaman gerçekte olmayan bilgi, kaynak, veri veya değerlendirme kalemlerini doğruymuş gibi üretebilir. TÜBİTAK’ın Üretken Yapay Zekâ Rehberi, bu riski yanlış bilgi üretimi, halüsinasyon veya konfabulasyon başlığı altında ele almaktadır. Bu nedenle hakem raporunda projede bulunmayan bir kalem hakkında değerlendirme yapılması, AYEK incelemesinde önemli bir gösterge olarak kabul edilebilir.

Ancak savunmada şu ayrım korunmalıdır: Hatalı rapor bölümü, üretken yapay zekâ kullanımından kaynaklanmış olabilir; fakat aynı sonuç şablon metnin silinmemesi, başka bir rapor bölümünden kopyalama yapılması, bütçe tablosunun yanlış okunması, sistem arayüzündeki bölüm ayrımının karıştırılması veya insan hatası nedeniyle de ortaya çıkabilir. Bu nedenle iddianın yalnızca metindeki benzerlik veya hatalı ifade üzerinden değil, somut delillerle incelenmesi gerekir.

Projede olmayan gider kalemlerinin değerlendirilmesi etik ihlal sayılır mı?

Projede olmayan gider kalemlerinin raporda varmış gibi değerlendirilmesi, tek başına otomatik etik ihlal sonucunu doğurmaz. Önce hatanın niteliği, raporun hangi kısmında yer aldığı, değerlendirme sonucunu etkileyip etkilemediği ve hakemin kusur derecesi incelenmelidir.

Bu tür bir hata maddi hata veya şablon hatası, özen yükümlülüğüne aykırılık veya etik ihlal şüphesi: Hata, gerçekte olmayan verinin raporlanması, yanıltıcı beyan veya görevin usulüne uygun yerine getirilmemesi boyutuna ulaşabilir. Bu ayrım önemlidir. Çünkü savunma, hatanın bulunmadığı üzerine kurulursa eksik kalır. Asıl mesele, hatanın nasıl oluştuğu, kasten mi yoksa ağır ihmal dışında kalan bir dikkatsizlikle mi meydana geldiği, rapor sonucuna etkisinin bulunup bulunmadığı ve TÜBİTAK’a sunulan değerlendirme görevinin esasını zedeleyip zedelemediğidir.

TEYDEB Hakemlik veya İzleyicilik Sözleşmesi Neden Önemlidir?

TEYDEB hakemlik veya izleyicilik ilişkilerinde, hakeme ya da izleyiciye sunulan proje bilgileri gizli niteliktedir. TÜBİTAK sitesinde yer alan örnek TEYDEB proje izleyicisi sözleşmesi, proje kapsamındaki bilgi, belge ve fikirlerin ilgili kurum veya kuruluşa ait korunacak gizli bilgi olarak kabul edileceğini ve üçüncü taraflara aktarılmayacağını düzenlemektedir.

Üretken yapay zekâ tartışması burada önem arz etmektedir. Proje önerisinin, bütçe tablolarının, teknik açıklamaların, başvuru sahibi bilgilerinin veya hakem raporu taslağının harici bir yapay zekâ aracına girilmesi, yalnızca teknik bir yardım alma davranışı olarak görülmeyebilir. Böyle bir kullanım, proje içeriğinin üçüncü taraf bir sisteme aktarılması ve gizlilik yükümlülüğünün ihlali iddiasını gündeme getirebilir.

Bu nedenle savunmada yalnızca rapordaki metin hatasına odaklanmak yeterli olmayabilir. Hakem değerlendirmesinin bizzat yapılıp yapılmadığı ve kurumun iddiasının hangi somut bulguya dayandığı birlikte incelenmelidir.

Bu inceleme, hazır bir savunma kalıbıyla yapılabilecek basit bir işlem değildir. AI hiç kullanılmadıysa açıklamanın rapor süreciyle uyumlu olması; herhangi yapay zeka aracından yararlanıldıysa bunun gizli bilgi aktarımı ve değerlendirme yetkisinin devri bakımından ayrıca ele alınması gerekir.

AYEK Yönetmeliği’nde hangi ihlal türleri gündeme gelir?

TÜBİTAK Araştırma ve Yayın Etiği Kurulu Yönetmeliği, etik kurallara aykırı davranışları düzenlemektedir. TÜBİTAK’ın yayımladığı AYEK Yönetmeliği işlenmiş metninde, özellikle uydurma, çarpıtma, kabul ve taahhüt beyanlarına uymama ile görevi ihmal veya kötüye kullanma başlıkları bu tür dosyalarda gündeme gelebilir. Ayrıntılı bilgi için, TÜBİTAK AYEK Etik İhlal Türleri ve Cezalarına yer verdiğimiz makalemize buradan ulaşabilirsiniz.

Hakem veya izleyici raporunda gerçekte olmayan veri, gider veya kaynak varmış gibi değerlendirme yapılması veya uygunsuz değerlendirmelerde bulunulması olayın niteliğine göre uydurma ya da yanıltıcı beyan tartışmasına yol açabilir. Ancak her hatalı ifade bu kapsamda değerlendirilmez. Hatanın hayali veri sunma, yanıltıcı raporlama veya görevin usulüne uygun yapılmaması düzeyine ulaşıp ulaşmadığı somut dosya üzerinden belirlenmelidir. Ayrıntılı bilgi için yapay zeka kullanımının uydurma etik ihlalini incelediğimiz makalemizi buradan inceleyebilirsiniz. Yapay Zeka Halüsinasyonu ve Uydurma Kaynak Sorunu başlıklı makalemize ise buradan ulaşabilirsiniz.

Görevi ihmal veya kötüye kullanma hali ise hakem, izleyici, raportör, danışman, kurul üyesi gibi TÜBİTAK iş ve değerlendirme süreçlerinde görev alan kişilerin görevlerini usulüne uygun yerine getirip getirmediğiyle ilgilidir.

TÜBİTAK hakem savunması nasıl yazılırken nelere bakılır?

TÜBİTAK hakemine gönderilen savunma istem yazısında süre genellikle yazının tebliğiyle başlar. Bu nedenle ilk yapılacak işlem, savunma süresini ve yazının eklerini doğru belirlemektir. Eksik ek, okunamayan rapor bölümü veya belirsiz iddia varsa, savunma hazırlığı bu belirsizlikler giderilmeden tamamlanmamalıdır.

Savunma hazırlığında üst yazı, savunmaya konu rapor, proje dosyasındaki ilgili bölümler, hakemlik veya izleyicilik sözleşmesi ve olay tarihinde geçerli olan TÜBİTAK düzenlemeleri birlikte ele alınmalıdır. AYEK'e verilecek savunmada önemli olan, iddia edilen hatanın dosyadaki hangi bilgiyle ilişkili olduğu, bu hatanın etik ihlal sonucuna götürüp götürmeyeceği ve savunmanın hangi hukuki çerçevede yapılacağıdır.

Hata, ihmal ve kasıt ayrımı neden önemlidir?

TÜBİTAK AYEK savunmalarında hata, ihmal ve kasıt ayrımı dosyanın sonucunu etkileyebilir. Hakem raporundaki yanlış ifade, her durumda aynı hukuki ve etik sonuca bağlanmaz. Raporun belirli bir bölümünde kalan şablon metin ile gerçekte olmayan veri veya kaynak üretip bunu değerlendirme dayanağı yapmak aynı ağırlıkta değildir.

Savunmada hatalı ifadenin raporun esasına mı yoksa metin düzeyindeki bir uyumsuzluğa mı ilişkin olduğu ayrıştırılmalıdır. Ayrıca hatanın değerlendirme sonucuna etkisi, aynı hatanın sistematik şekilde tekrarlanıp tekrarlanmadığı ve Kurumun iddiasının somut delile mi yoksa yalnızca metinsel kanaate mi dayandığı incelenmelidir. Savunmada, hatanın tamamen yok sayılması yerine, varsa hatanın niteliğini ve sınırını açıklamalı; ancak bunu dosya özelinde ve ölçülü bir hukuki çerçeveyle yapmalıdır.

AYEK savunmasında sık yapılan hatalar nelerdir?

TÜBİTAK hakem veya izleyici savunmalarında en sık yapılan hata, üst yazıdaki iddiaya genel ve duygusal bir cevap verilmesidir. “Kötü niyet yoktur” veya “yoğunluk nedeniyle hata olmuştur” gibi açıklamalar tek başına yeterli olmayabilir. AYEK incelemesinde önemli olan, iddia edilen davranışın hangi belgeye dayandığı ve bu davranışın etik ihlal sayılıp sayılamayacağıdır.

Sık karşılaşılan hatalar; savunma süresinin doğru hesaplanmaması, üst yazı eklerinin tam incelenmemesi, yapay zekâ iddiasına yalnızca genel inkârla cevap verilmesi ve gizlilik yükümlülüğünün göz önünde bulundurulmaması ve raporda yapılan maddi hatanın birbirine karıştırılmasıdır. Olay tarihinde hangi rehberin geçerli olduğunun hiç değerlendirilmemesi de önemli bir eksiklik oluşturabilir.

Bu nedenle TÜBİTAK AYEK savunması, yalnızca bir dilekçe metni olarak görülmemelidir. Rapor, proje dosyası, sözleşme, rehber tarihi ve AYEK Yönetmeliği birlikte incelenerek dosya özelinde hazırlanmalıdır.

Savunmadan sonra AYEK kararı verilirse ne yapılabilir?

Savunma sonrasında AYEK tarafından etik ihlal bulunmadığına karar verilebilir veya etik ihlal bulunduğu yönünde karar alınabilir. Ayrıca kararın niteliğine göre TÜBİTAK destek süreçleri, hakemlik görevlendirmeleri, proje başvurularının durdurulması ve ilgilinin kadroda bulunduğu akademik birimlerle yazışmalar gündeme gelebilir.

AYEK kararı verildikten sonra öncelikle kararın içeriği, tebliğ tarihi, varsa itiraz yolu ve kararın doğurduğu somut sonuçlar incelenmelidir. Her AYEK yazısı otomatik olarak dava konusu işlem niteliğinde değildir; dava konusu işlem, karar metni ve kararın hukuki sonuçlarına göre belirlenir. Bu aşamada TÜBİTAK AYEK kararına itiraz ve iptal davası süreci ayrıca değerlendirilmelidir.

Karar, ilgilinin hukuki durumunu etkileyen kesin ve icrai bir işlem niteliği taşıyorsa, idari yargı yolu gündeme gelebilir. Genel idari dava çerçevesi bakımından idari işlemin iptali davası ve koşulları oluşmuşsa yürütmenin durdurulması talebi ayrıca incelenmelidir. Dava süresi ve dava konusu işlem, somut karar metni görülmeden kesinleştirilmemelidir.

Sık Sorulan Sorular

TÜBİTAK hakem savunma yazısı gelirse ilk ne yapılmalıdır?

İlk olarak üst yazının tebliğ tarihi, savunma süresi, yazıda gösterilen iddia ve ek belgeler kontrol edilmelidir. Savunmaya konu rapor bölümü, proje önerisi ve bütçe tabloları karşılaştırılmadan savunma metni hazırlanması risklidir.

Savunma süresi kısa görünmese bile, rapor ve proje dosyası teknik inceleme gerektirebilir. Bu nedenle üst yazı geldikten sonra yalnızca genel açıklama yazmak yerine, iddianın hangi belgeye dayandığı belirlenmelidir.

Hakem raporundaki hata yapay zeka kullanıldığını kanıtlar mı?

Hayır. Hakem raporunda proje dosyasında olmayan bir kalem hakkında değerlendirme yapılması, üretken yapay zekâ kullanımı şüphesi doğurabilir; ancak tek başına kesin kanıt değildir.

Bu hata şablon metin, yanlış bölüm yorumu, kopyalama hatası, bütçe tablosunun yanlış okunması veya insan hatası nedeniyle de ortaya çıkmış olabilir. Savunmada bu ihtimaller somut belgelerle açıklanmalıdır.

TEYDEB sözleşmesi yapay zeka kullanımını açıkça yasaklıyor mu?

TEYDEB izleyici sözleşmesi örneğinde yapay zekâ araçları ismen sayılmasa da, proje kapsamındaki bilgi, belge ve fikirlerin gizli bilgi olarak korunacağı ve üçüncü taraflara aktarılmayacağı düzenlenmektedir.

Bu nedenle proje metninin, bütçe tablosunun veya rapor taslağının harici yapay zekâ aracına girilmesi, gizlilik yükümlülüğü bakımından riskli görülebilir. Bu husus, yapay zekâya ilişkin özel rehberden bağımsız olarak değerlendirilir.

Yapay zeka yasağı savunmaya konu olaydan sonra yayımlandıysa ne olur?

Olay tarihi, savunmada önemlidir. Açık üretken yapay zekâ rehberi olaydan sonra yayımlanmış veya duyurulmuşsa, bu özel yasağın geçmişe etkili uygulanıp uygulanamayacağı tartışılabilir.

Ancak bu durum, gizlilik ve özen yükümlülüklerini tamamen ortadan kaldırmaz. TEYDEB sözleşmesi ve AYEK Yönetmeliği kapsamında raporun usulüne uygun hazırlanıp hazırlanmadığı yine ayrıca incelenebilir.

AYEK savunmasında yapay zeka kullanılmadığı nasıl açıklanmalıdır?

Yapay zekâ kullanılmadıysa savunma yalnızca “kullanılmadı” cümlesinden ibaret kalmamalıdır. Açıklama, raporun hazırlanma süreci ve dosyadaki maddi bilgilerle uyumlu olmalıdır.

Bu noktada gereğinden geniş, çelişkili veya sonradan yanlış anlaşılabilecek beyanlardan kaçınılmalıdır. Savunmanın kapsamı, somut üst yazı ve ekler görülerek belirlenmelidir.

AYEK etik ihlal kararı verilirse dava açılabilir mi?

AYEK kararı veya bu karar üzerine tesis edilen işlem, ilgilinin hukuki durumunu etkileyen kesin ve icrai nitelik taşıyorsa idari yargı yolu gündeme gelebilir. Ancak dava konusu işlem, karar metninin içeriğine ve doğurduğu sonuçlara göre belirlenir.

Bu nedenle AYEK kararından sonra önce kararın tebliğ tarihi, itiraz yolu, yaptırım veya sonuçları ve ilgili kurumlara yapılan bildirimler incelenmelidir. Dava süresi ve yürütmenin durdurulması ihtimali somut belgeye göre değerlendirilmelidir.

Savunma dilekçesi örneği kullanmak yeterli olur mu?

TÜBİTAK AYEK savunmalarında hazır dilekçe örneği çoğu zaman yeterli değildir. Çünkü her dosyada raporun hatalı bölümü, proje dosyası, sözleşme ilişkisi, olay tarihi ve yapay zekâ iddiasının dayanağı farklıdır.

Genel bir örnek metin, ancak savunmanın biçimini anlamaya yardımcı olabilir. Esas savunma, dosyadaki belgeler ve iddia edilen fiil üzerinden özel olarak hazırlanmalıdır.

Hakemlik görevi devam ederken yeni görevlendirmeler etkilenebilir mi?

AYEK incelemesinin kapsamına ve TÜBİTAK’ın ara değerlendirmesine göre hakemlik veya izleyicilik görevlendirmeleriyle ilgili idari sonuçlar gündeme gelebilir. Bu konuda genel ve kesin bir sonuç söylemek doğru değildir.

Savunma istem yazısında veya sonradan gönderilen kararda bu yönde bir tedbir, kısıtlama ya da bildirim bulunup bulunmadığı ayrıca kontrol edilmelidir. Hakemlik görevinin etkilenip etkilenmediği somut yazışmalara göre değerlendirilir.

Sonuç ve Hukuki Destek

TÜBİTAK hakemlerine veya izleyicilerine üretken yapay zekâ kullanımı şüphesiyle savunma yazısı gönderilmesi, yalnızca teknik bir rapor hatası olarak görülmemelidir. Bu dosyalarda raporun içeriği, proje dosyasındaki gerçek bilgiler, TEYDEB sözleşmesindeki gizlilik yükümlülüğü, TÜBİTAK üretken yapay zekâ rehberinin olay tarihindeki durumu ve AYEK Yönetmeliği birlikte değerlendirilmelidir.

Büken Hukuk & Danışmanlık Bürosu, TÜBİTAK AYEK incelemeleri, etik ihlal savunmaları, hakem/izleyici raporlarından kaynaklanan idari süreçler ve AYEK kararlarına karşı başvuru yolları bakımından dosya özelinde hukuki değerlendirme yapmaktadır. Konuya ilişkin genel çerçeve için TÜBİTAK AYEK etik ihlal türleri ve cezaları, TÜBİTAK projelerinde yapay zeka kullanımı ve etik ihlal savunması başlıklı yazılarımız da incelenebilir. Somut savunma yazısı, rapor ve eklerin değerlendirilmesi için iletişim sayfasından ön görüşme talep edilebilir.

Yasal Uyarı: Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; somut olaya ilişkin hukuki görüş niteliği taşımaz. İçerikte yer alan bilgiler, yayın tarihindeki mevzuat ve uygulama esas alınarak hazırlanmış olup zaman içinde değişiklik gösterebilir. Her dosya kendi koşulları çerçevesinde değerlendirilmelidir.